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Manual de Archivo y Correspondencia

Este documento debe incorporar la siguiente información:

•Logotipo de la organización.
•Nombre oficial de la organización.
•Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
•Lugar y fecha de elaboración.
•Número de revisión (en su caso).
•Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
•Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.


a) ÍNDICE O CONTENIDO.

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

b) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.





d) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a
sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.


e) RESPONSABLES

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

f) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento.

• Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

• Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

• Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.


g) CONCEPTO (S)

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.




h) PROCEDIMIENTO

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.


i) FORMULARIO DE IMPRESOS.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.



j) DIAGRAMAS DE FLUJO.

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.


k) GLOSARIO DE TÉRMINOS.

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos



l) DISEÑO DEL PROYECTO.

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.

NUESTRA IMAGEN DEL UNIVERSO

Un conocido cientifíco (algunos dicen que fue Bertrand Russell) daba una vez una conferencia sobre astronomía. En ella describía cómo la Tierra giraba alrededor del Sol y cómo éste, a su vez, giraba alrededor del centro de una vasta colección de estrellas conocida como nuestra galaxia. Al final de la charla, una simpática señora ya de edad se levantó y le dijo desde el fondo de la sala: Lo que nos ha contado usted no son más que tonterías. El mundo es en realidad una plataforma plana sustentada por el caparazón de una tortuga gigante. El científico sonrió ampliamente antes de replicarle,¿y en qué se apoya la tortuga?. Usted es muy inteligente, joven, muy inteligente - dijo la señora -. ¡Pero hay infinitas tortugas una debajo de otra.

La mayor parte de la gente encontraría bastante ridícula la imagen de nuestro universo como una torre infinita de tortugas, pero ¿en qué nos basamos para creer que lo conocemos mejor?¿Qué sabemos acerca del universo, y cómo hemos llegado a saberlo?¿De dónde surgió el universo, y a dónde va?¿Tuvo el universo un principio, y, si así fue, que sucedió con anterioridad a él?¿Cuál es la naturaleza del tiempo?¿Llegará éste algunas vez a un final? Avances recientes de la física, posibles en parte gracias a fantásticas nuevas tecnologías, sugieren respuestas a algunas de estas preguntas que desde hace mucho tiempo nos preocupan. Algún día estas respuestas podrán parecernos tan obvias como el que la Tierra gire alrededor del Sol, o, quizás, tan ridículas como una torre de tortugas. Sólo el tiempo (cualquiera que sea su significado) lo dirá.

HAWKING, Stephen W. Historia del tiempo: Del bin bang a los agujeros negros, Editorial Crítica

MECANET

MecaNet
Resultados de la lección de mecanografía

Usuario: Jorge Alba 16/07/2010 06:38:10 p.m.
http://www.teclear.tk

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Resultados para: Lección 1 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el viernes, 16 de julio de 2010 a las 06:38 PM


Nº de palabras: 357
Palabras/minuto: 32
Pulsaciones/min: 178
Tiempo: 11 m. 0 sg.
Nº de errores: 42 (2%)
Nº de aciertos: 1966 (98%)
Nota: 89 (sobre 100)
Usuario: Jorge Alba


Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 4
a : 5
s : 6
d : 1
f : 7
j : 5
k : 7
l : 2
ñ : 5


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.


Resultados de la lección de mecanografía

Usuario: Jorge Alba 16/07/2010 07:14:38 p.m.
http://www.teclear.tk

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Resultados para: Lección 2 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el viernes, 16 de julio de 2010 a las 07:14 PM


Nº de palabras: 246
Palabras/minuto: 22
Pulsaciones/min: 134
Tiempo: 10 m. 43 sg.
Nº de errores: 37 (2%)
Nº de aciertos: 1446 (98%)
Nota: 80 (sobre 100)
Usuario: Jorge Alba


Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 7
a : 5
s : 4
d : 1
f : 2
g : 3
h : 8
l : 6
ñ : 1


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

MecaNet
Resultados de la lección de mecanografía

Usuario: Jorge Alba 16/07/2010 07:31:27 p.m.
http://www.teclear.tk

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Resultados para: Lección 3 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el viernes, 16 de julio de 2010 a las 07:31 PM


Nº de palabras: 233
Palabras/minuto: 19
Pulsaciones/min: 127
Tiempo: 11 m. 46 sg.
Nº de errores: 58 (3%)
Nº de aciertos: 1505 (97%)
Nota: 73 (sobre 100)
Usuario: Jorge Alba


Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 6
a : 13
s : 5
d : 4
f : 5
g : 3
h : 2
j : 4
k : 2
l : 13
ñ : 1


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.


Resultados de la lección de mecanografía

Usuario: Jorge Alba 16/07/2010 05:11:35 p.m.
http://mecanet.sytes.net

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Resultados para: Lección 4 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el viernes, 16 de julio de 2010 a las 05:11 PM


Nº de palabras: 318
Palabras/minuto: 18
Pulsaciones/min: 98
Tiempo: 17 m. 10 sg.
Nº de errores: 67 (3%)
Nº de aciertos: 1684 (97%)
Nota: 67 (sobre 100)
Usuario: Jorge Alba


Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 2
a : 8
s : 5
d : 10
f : 1
g : 2
h : 2
j : 6
k : 2
l : 7
ñ : 2
e : 12
i : 8


Estos resultados son aceptables pero te aconsejo que los intentes mejorar.


Resultados de la lección de mecanografía

Usuario: Jorge Alba 16/07/2010 05:48:59 p.m.
http://mecanet.sytes.net

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Resultados para: Lección 5 (1º Método) del curso MecaNet
Realizado el viernes, 16 de julio de 2010 a las 05:48 PM


Nº de palabras: 304
Palabras/minuto: 20
Pulsaciones/min: 109
Tiempo: 14 m. 49 sg.
Nº de errores: 46 (2%)
Nº de aciertos: 1621 (98%)
Nota: 75 (sobre 100)
Usuario: Jorge Alba


Nº de errores cometidos por letras:
ESPACIO : 1
a : 11
s : 5
d : 7
f : 1
g : 4
h : 1
j : 5
k : 1
e : 4
i : 6


Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.

INFORMACIÓN

Cada vez que necesitemos información sobre nuestro entorno anyes de poder determinar cuál es nuestra situación actual. Esta información nos puede ser suministrada solamente por nuestros sentidos exteriores y por nuestro cuerpo y por supuesto que una fuente importante es lo que otra persona ha hecho o ha escrito.

La recopilación de información se puede hacer mediante dos fuentes:

1. Fuentes Primarias

Son datos que se obtiene específicamente para el estudio que se está realizando. Los metodos para recopilar la información son las entrevistas, sesiones de grupo, observación encuestas, entre otros, de estos, la más común y útil es la encuesta. Sin embargo se debe tener presente que una encuesta es un punto de partida para obtener un panorama de la conducta, hábitos de los posibles consumidores.

2. Fuentes Secundarias

Son datos que ya existen y que han sido recopilados para propósitos distintos a los de la investigación que se realiza. Sus principales ventajas: son fáciles y rapidos de obtener, su costo de recopilación es bajo y ayudan a definir mejor un problema.

A pesar de sus ventajas se debe procurar que esta información sea actual, confiable, exacta y aplicable a la investigación.

LECTURA SIGNIFICATIVA

La lectura significativa es una lectura que no se queda en solo lectura, sino que transciende, es decir, tiene en cuenta el contexto vital del estudiante. En ese sentido es una lectura que tiene sentido para el alumno, no una simple obligación improductiva. El aprendizaje significativo, discurriendo sobre las bases teóricas de Benjamin Bloom, Robert Gagne, David Ausubel, entre otros le daran a los estudiantes el lugar que les corresponde en la lectura, que es la de ser también los creadores. Según Ausubel, en el aprendizaje significativo el estudiante logra relacionar la nueva tarea de aprendizaje, en forma racional y no arbitraria con sus conocimientos y experiencias previas, almacenadas con sus estructura cognoscitiva. De ahí que esas ideas, hechos y circunstancias son comprendidos y asimilados significativamente durante su internalización.

ORGANIGRAMAS

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencia administrativas para análisis teóricos y la acción práctica. El organigrama constituye la expresión, bajo la forma de documento de la estructura de la organización, poniendo de manifiesto el acoplamineto de las diferente partes que la componen.

La finalidad de un organigrama en que un autor expone lo siguiente:

• Representa las diferentes unidades que constituyen la compañia con sus respectivos niveles jerárquicos.
  
• Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.


• Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: Los cargos existentesen la compañia, como estos cargos se agrupan en unidades administrativas y como la autoridad se le asigna a los mismos.
  

CLASES DE ORGANIGRAMA

Según la forma como muestra la estructura son:

• ANALÍTICOS: Suministran información detallada, se destinan al uso directores, expertos y personal de estado mayor.

• GENERALES: Este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia se les denomina generales por ser lo más importantes.

• VERTICALES: Representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades de desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendiente.

• HORIZONTALES: Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha, en este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas.

• CIRCULARES: Los niveles jerarquicos se muestran mediante circulos concéntricos en una distribución de adentro hacia afuera.

RESUMEN

Para hacer un buen resumen debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

• Debemos ser objetivos
• Tener muy claro el tema y la idea general del texto y las secundaria
• Subrayar lo más revelante del texto
• Enriquecer el texto con definiciones nuestras de acuerdo con el tema.
• Debe ser breve y un estilo narrativo.

MICROESTRUCTURA

Son todas las palabras que conforman el diccionario, puede por una parte, dar un estudio concreto, o la parte de una abreviatura que sigue de un significado, que hace parte de un articulo que está constituida en dos partes la enunciativa y la informativa.

MACROESTRUCTURA

La macro-estructura es el conjunto de proposiciones que sintetizan su siginificado. A veces se incluyen recursosen el texto, para favorecer la creación e está, o incluso pueden aparecer de forma explícita frases que sinteticen el significado del texto.

SUPERESTRUCTURA

Es la estructura formal que presenta las partes en que se organiza un texto, es por ello que es el esqueleto reconocible en el que se caracteriza un género discursivo, por su forma habitual y por ello convencionalde estructurar la información.

COHERENCIA

Esta es una propiedad de los textos bien formados que permite concebirlos como entidades unitarias, de manera que las diversas ideas secundarias aportan información relevante para llegar a la idea principal, o tema, de forma que el lector pueda encontrar el significado global del texto.

COHESIÓN

Es la propiedad que tiene un texto cuando su desarrollo no presenta repeticiones innecesarias y resulta confuso para el receptor. La cohesión es una caractrística de todo texto bien formado, consiste en que las diferentes frases están conectadas entre sí mediante diversos procedimientoslingüísticos que permiten que cada frase sea interpretada en relación con las demás.

REDACCIÓN

Antes de empezar a escribir un texto es necesario organizar mentalmente las ideas que se quieren trasladar al papel. Una vez ordenadas en la mente, es necesario identificar las ideas principales y secundarias. El orden de las palabras en una oración puede variar según la intención del autor, de hecho, en ciertas oraciones, éste dependerá de que siga una cosa u otra.

REDACCIÓN COMERCIAL

Se habla de redacción comercial los escritos que se hacen en las cartas, en las que se relaciona la empresa con el cliente interno y externo como: los comunicados, presentaciones, invitaciones, convocatorias, pedidos, solicitudes entre otras. Surge a partir de la necesidad específica de implementar estrategias efectivas en el mercado y lograr sus ventas propuestas.

REDACCIÓN DIPLOMÁTICA

Trata de asuntos relacionados con el estado, y esta a su vez puedes ser nacionales como internacionales, lo tipos de comunicados que reciben el nombre de oficios ya que se trata de entidades del gobierno.

REDACCIÓN EPISTOLAR

Esta subgénero comprende , por su mismo nombre, las cartas. Desde sus inicios, el periodismo ha admitido la comunicación del autor de la carta en un autor interesado o un lector que aclara o pregunta o se queja con el resto del público. Cuando el editor no ha adoptado una política al respecto, simplemente incluye, en la sección correspondiente, la carta o una versión de ella, según la importancia del texto.

CARTA

Bogotá D.C. 16 de junio de 2010




Doctora.
Cecilia Aitken
Coordinadora de la Gestión Documental y de la Información
Centro de Gestión Administrativa

Ref. Solicitud Convocatoria

Respetada Doctora;

Por medio de la presente, le solicito de manera cordial abrir una convocatoria cerrada para tecnólogos, cuando concluya mi curso de técnico, ya que mis aspiraciones no es solo hacer el curso técnico, si no el de continuar con mi formación profesional.

Le agradezco la atención prestada.

Cordialmente,

Jorge Armando Alba Méndez

Técnico en asistencia de Administración Documental

Grupo. 63763

ACTIVIDADES 11, 12, Y 13 DE JUNIO

El sábado 11 de Junio se dejan unas guías de reglas ortográficas para trabajar en clase el cual consistía en el uso de mayúscula y minúsculas y la aplicación de estas en diferentes palabras de uso diario, también el acento diacrítico que se deben usar para no confundir algunas palabras como TU (adjetivo posesivo) : Tu libertad es el tesoro más grande y TÚ (pronombre personal): Tú mismo debes ejercer tu libertad. El domingo 12 de junio se terminaron las guías ya que los instructores se encontraban evaluando a todos los grupos. El lunes 13 de junio se hizó una evaluación de ortografía la cual fue dirigida también por la instructora Doris Aparicio y se entrega, junto con los talleres resueltos de ambas competencias. Al final se deja las evaluaciones de un compañero para evaluar y corregir, la evaluación se debe llevar el sábado 19 de junio para su calificación.

ANECDOTA ORTOGRÁFICA

Erase una vez en la ciudad de la sintaxis, un joven llamado semántica se le cayó una zanahoria y exclamo " uy se me cayó la zanahoria, eso es que me estan pensando por s, eso debe ser la Cecilia", su novia llamada Lexica que la estaba escuchando le dijo: no seas tonto no tengas mala ortografía mental, porque no puedes decir una palabra que piensas y luego escribirla si no tienes una buena ortografía.

ACTIVIDAD 5, 6 Y 7 DE JUNIO

El sábado se dejo para trabajar en grupo la guía de competencias laborales en el cual se deja a responder unas preguntas de acuerdo al texto. El domingo se sustenta lo realizado por el grupo y se relacionan las ideas entre los demás compañeros y aprendimos que tipo de comunicacion se debe utilizar en un esquema de trabajo. El lunes se hace una mesa redonda donde cada uno de los compañeros expuso su punto de vista sobre la eutanasia desde la parte religiosa y científica y se debate durante toda la jornada, las diferentes posiciones de los demás compañeros.

• Mi punto de vista sobre la eutanasia es que el dueño de la vida es uno y uno decide que hace con ella, en momento de crisís medica lo mejor es aplicarse la eutanasia para no sufrir y lo haría con algun ser querido que estuviera sufriendo.

ACTIVIDAD 29 DE MAYO

En la clase del 29 de mayo se trabajo sobre la comunicación no verbal haciendo cada grupo una breve representacion de los diferentes estilos de comunicacion no verbal, y de algunas comunicaciones. Se dejo un trabajo de una sintesis de lectura de las diferentes tipos de comunicacion.

AUTOEVALUACIÓN

1. Cuando me comunico con otros me muestro como soy. SIEMPRE
2. Mis expresiones faciales son expresivas al momento de comunicarme con otras personas. ALGUNAS VECES
3. Cuando me dirijo a un grupo de personas los miro directamente a los ojos mientras les hablo. FRECUENTEMENTE
4. Mantengo contacto visual con las personas al momento de comunicarme con ellas. SIEMPRE
5. Saludo con agrado a las personas cuando me encuentro con ellas. FRECUENTEMENTE
6. Manejo la entonación y ritmo de la voz de acuerdo con el mensaje. ALGUNAS VECES
7. Realizo pausas para captar la atencion de mi interlocutor. NUNCA
8. Vocalizo adecuadamente las palabras con buena dicción. ALGUNAS VECES
9. Mantengo una postura congruente con el mensaje que estoy enviando. ALGUNAS VECES
10. Transmito una actitud positiva al momento de comunicarme con otros. SIEMPRE
11. Utilizo un lenguaje claro y congruente con el de mis interlocutores. FRECUENTEMENTE

ACTIVIDAD EN CLASE 22 Y 23 DE MAYO

Siendo las 7:05 am se dio inicio a la competencia de la instructora Liliana Bohorquez, empezamos a reunirnos por grupos de cinco personas para desarrollar un taller. El taller trataba sobre las clases de comunicación, los procesos y los tipos de comunicación. El domingo 23 de mayo se terminó de solucionar el taller y empezamos a hacer una actuación donde se expresaba los diferentes tipos de comunicación y lo demás compañeros decían que tipo de comunicación era la que se estaba actuando.

ACTIVIDADES EN CLASE

El pasado Lunes 17 de Mayo de 2010 en la clase de la profesora Liliana Bohorquez vimos el plan de estudios que veremos en el trimestre, la forma de trabajar en clase, el porte del uniforme, de como se deben entregar los trabajos.
La primera tarea es la de hacer un Blog donde enviaremos todos nuestros trabajos. Debemos almacenar toda nuestra información en una carpeta empezando por la hoja de portada y después la misión, visión y políticas de calidad, se realizo una lectura del programa y se explico por parte de la profesora.